Una voce importante del capitale investito dal farmacista è rappresentata dalle scorte. Questo capitale immobilizzato può però essere sbloccato, aggiornando la gestione del magazzino con sistemi di inventario permanente
La contrazione dei margini, la concorrenza sempre più agguerrita e le esigenze sempre più specifiche della clientela obbligano le farmacie a investire sempre più risorse. Una voce importante del capitale investito è rappresentata dalle scorte. Le farmacie possono sbloccare questo capitale immobilizzato aggiornando la gestione del magazzino con sistemi di inventario permanente: attraverso questi processi la farmacia può tenere traccia di tutte le prescrizioni trattate (ed eventualmente di quelle di tutti i punti di vendita, nel caso di una catena di negozi) e avere sempre a portata di mano le informazioni necessarie.
La visibilità sui costi
Senza una continuativa e accurata visibilità, è difficile per le farmacie sapere con precisione quali farmaci sono disponibili e prevedere di quali hanno bisogno. Chi usa un sistema di inventario permanente, oltre a conoscere quali e quante sono le scorte, può analizzare le informazioni per determinare che cosa è stato acquistato in quantità e che cosa invece scarseggia, che cosa potrebbe esaurirsi, e in quanto tempo, e quanto è stato investito in ogni prodotto.
L’inventario iniziale
Un sistema di inventario permanente inizia con un importante processo manuale. Il personale deve infatti prendere nota di ogni farmaco, scatola e flacone presenti su ogni scaffale della farmacia. È impossibile sapere di che cosa si ha bisogno fino a quando non si sa esattamente che cosa si ha ‘in casa’. Le farmacie devono stabilire una base precisa su cui costruire il proprio sistema di inventario permanente.
Per redigere l’inventario iniziale ci si può affidare a personale e tecnici della farmacia o avvalere di un servizio di inventario esterno, non essendo richieste competenze specifiche per questo tipi di attività. Sono anche disponibili strumenti software che permettono di organizzare i prodotti rilevati in base al prezzo e all’ingombro, consentendo quindi un approccio più sistematico.
La revisione continua delle scorte
Le farmacie dovrebbero utilizzare l’inventario iniziale come punto di partenza per la revisione continua delle scorte di farmaci e ottimizzare i rifornimenti mentre si evadono le prescrizioni. La maggior parte dei sistemi gestionali dispone degli strumenti necessari per l’inventario dei farmaci, ma sono molte le farmacie che non li utilizzano o, quantomeno, non li utilizzano a un livello ottimale.
La maggior parte delle farmacie usa le applicazioni disponibili solo per tenere traccia dei farmaci a magazzino, mentre tali applicazioni potrebbero essere molto utili nella gestione del rifornimento delle scorte. Per esempio, quando arriva un paziente con una prescrizione medica, questa può essere monitorata dal sistema e i medicinali consegnati a tale paziente possono essere già ordinati e diventare così parte della prossima consegna da parte del distributore. Questo permette di non rimanere mai senza scorte. Un approccio ancora più efficace consiste nell’utilizzare strumenti per analizzare l’uso dei farmaci e le tendenze nell’evasione delle prescrizioni per prevedere quando bisognerà effettuare il rifornimento di medicinali. La farmacia può così fare acquisti solo quando necessario ed evitare di avere capitale fermo in farmaci che non saranno prescritti per mesi.
Rifornimento just in time
Strumenti software più sofisticati e potenti consentono poi di passare a un modello di rifornimento ‘just in time’ e di trasformare la gestione delle forniture di farmaci da un’attività a bassa periodicità, con limitati benefici finanziari in funzione strategica per il business, a una funzione strategica per la farmacia. Gestire i propri inventari su base continuativa significa effettuare un controllo da due a cinque volte a settimana, a seconda del tipo di medicinali e del numero delle prescrizioni. Il risultato è una riduzione drastica degli investimenti in prodotti a bassa rotazione e, quindi, del capitale fermo.
