Spesso sottovalutati, i processi di acquisto e di inventario sono elementi strategici sia per il flusso di cassa sia per la redditività dell’azienda farmacia
Tra le molte funzioni di gestione della farmacia poche hanno un impatto così diretto sul business come le politiche di acquisto e di controllo del magazzino. L’acquisto richiede la conoscenza della giusta qualità e quantità di prodotti da comperare, quando ordinare, a quale prezzo e da quali fonti. L’inventario è il risultato di tale acquisto e rappresenta per una farmacia un importante investimento: nessun altro asset può avere effetti devastanti quanto un inventario mal gestito. E il suo controllo ha una grande importanza, sia per il flusso di cassa sia per la redditività. Nonostante ciò, acquisti e inventario sono comunemente considerati più una routine che non investimenti di ampia portata e sono tra le attività più spesso differite nel tempo.
Le politiche di acquisto
- Dovrebbero essere flessibili e riflettere gli obiettivi della farmacia, lasciare spazio alla
discrezione per consentire alla farmacia di rispondere a eventi imprevisti, quali inusuali fluttuazioni della domanda e prezzi speciali offerti dai fornitori. - Un altro aspetto da non trascurare nel processo d’acquisto è la selezione del fornitore. L’obiettivo è trovare quello più soddisfacente alle proprie esigenze o un numero di fonti alternative con qualifiche adeguate comparabili. Quanti grossisti utilizzare? Non esiste una risposta univoca a questa domanda: dipende da svariati fattori. Diversi acquirenti trovano vantaggioso distribuire gli acquisti su molti grossisti per ottenere prezzi più favorevoli e migliori orari di consegna, altri si affidano a più grossisti perché questi offrono l’opportunità di valutare continuamente le fonti di approvvigionamento alternative, di avere maggiore affidabilità nell’offerta e di mantenere i grossisti competitivi l’uno con l’altro.
- Le decisioni riguardanti i tempi degli acquisti devono coincidere con la domanda e ridurre al minimo la quantità di investimento di inventario. Uno dei mezzi per farlo è stabilire i livelli di scorte in corrispondenza dei quali devono essere inseriti nuovi ordini. Tali livelli sono chiamati punti di riordino. La determinazione dei punti di riordino dipende dal tempo di consegna dell’ordine, dal tasso di utilizzo e dalla quantità di scorte di sicurezza da tenere a portata di mano. Il tasso di utilizzo si riferisce all’utilizzo medio giornaliero, in unità. Lo stock di sicurezza è la quantità supplementare tenuta a disposizione per cautelarsi dall’esaurimento delle scorte per una richiesta inaspettata e ritardi nella consegna. Lo stock di sicurezza dovrebbe essere pianificato in conformità con la politica della farmacia sull’esaurimento della merce.
L’inventario
- Per svolgere la funzione di acquisto in modo efficace è essenziale un sistema di controllo dell’inventario. Per esempio, si deve sapere quanta parte di un determinato articolo è disponibile in un dato tempo per decidere se è il momento di riordinare. Un programma di controllo dell’inventario implementato con successo tiene conto dei beni acquistati commisurati alla domanda, delle variazioni stagionali, dei cambiamenti degli schemi di utilizzo e del monitoraggio dei furti.
- La sfida dell’inventario è quella di sostenere una tendenza al rialzo delle vendite mantenendo l’investimento al livello più basso e coerente con un adeguato servizio clienti.
- Indipendentemente da quali siano i costi effettivi relativi alla detenzione di articoli specifici nell’inventario, non c’è dubbio che alcuni articoli debbano essere controllati più di altri: alcuni costano di più, quindi comportano un maggiore investimento finanziario, altri hanno una durata di conservazione relativamente breve ecc.
